We are a leading firm in providing quality and value to our customers. Each member of our team has at least 5 years of legal experience. We love what we do.

Our managers are always ready to answer your questions. You can call us during the weekends and at night. Also, you can visit our office for a personal consultation.

Our company works according to the principle of individual approach to every client. This method allows us to succeed in tasks of any level.

Вопрос

Я подаю документы в BVA по линии немецкого происхождения со стороны отца. После отправки первого пакета и последующей досылки документов BVA повторно запросило:

полные выписки из актовых записей по мне, моему отцу и браку моих родителей;

чтобы в этих документах были указаны сведения о том, вносились ли изменения в актовые записи, а также причины повторной выдачи документов.

Фактически у меня на руках есть справки/повторные документы, но:

в справках не указано, что изменения в актовые записи не вносились (или какие именно изменения вносились);

не указаны причины повторной выдачи;

орган ЗАГС говорит, что «больше ничего дать не может».

При этом оригиналы документов сохранены, а повторные документы получались в основном для удобства апостилирования (иначе апостиль нужно было бы оформлять в регионе выдачи старых документов, что было затруднительно; в одном из документов также была проблема с читаемостью печати).

Отдельная сложность: у бабушки в документах есть разное написание фамилии — в одних документах фамилия с двумя «Б», в других — с одной «Б». Из-за этого записи в базе могут «разъезжаться», и по одному варианту видна только часть сведений.

Также не было понимания заранее, что BVA может запросить документы по более раннему предку (прабабушка/прадедушка), потому что бабушка родилась после 1924 года. Есть архивная справка по репрессии/высылке, где указаны дата и место рождения прабабушки.

Дополнительно имеется фотография листа из похозяйственной книги о совместном проживании семьи на 1941 год (в виде фото, не как официальный документ).

Можно ли что-то сделать в такой ситуации и как действовать дальше?

Ответ Юриста Дмитрия Москвичёва

Почему запрос BVA в этой ситуации «нормальный»

Когда документы ЗАГС представлены в повторной выдаче, а в ответах/справках отсутствуют пояснения:

вносились ли изменения в актовые записи;

на каком основании выданы повторные документы,

BVA часто запрашивает «расширенные» сведения, потому что повторная выдача без контекста воспринимается как зона риска (возможные исправления/дополнения, разные варианты данных, неясная история документа).

Что нужно получить в ЗАГС в первую очередь

Ключевая цель — получить не «обычную справку», а документ именно в формате:

«справка с иными сведениями»

и чтобы она прямо отвечала на два вопроса:

вносились ли изменения в актовую запись (если нет — чтобы было указано, что изменения не вносились);

причина повторной выдачи документа (утрата, порча, обращение заявителя, замена бланка и т.п.).

Важно: запросы следует направлять не через условный «центральный» орган, а непосредственно в тот ЗАГС (или архив/орган), где фактически хранится конкретная актовая запись. Именно там, как правило, есть доступ к истории записи и основаниям повторной выдачи.

Если ЗАГС отвечает «ничего больше не дадим»: правильная последовательность

Этап 1. Зафиксировать позицию органа письменно
Нужен официальный письменный ответ/отказ (не устное объяснение).

Этап 2. Разделить два сценария
Сценарий А: сведения у органа есть, но их не предоставляют.
Сценарий Б: сведений действительно нет / не сохранились / отсутствуют.

Этап 3. Дальнейшие действия по сценариям
Если сценарий А (сведения есть, но не дают):

жалоба на отказ/действия органа;

при сохранении отказа — обращение в суд с требованием предоставить запрошенные сведения/документ.

Если сценарий Б (сведений действительно нет):

формируем пакет для BVA «как есть»: прикладываем имеющиеся ответы/справки + перевод;

делаем сопроводительное объяснение, что запрашивались сведения об изменениях и о причинах повторной выдачи, но орган официально подтвердил отсутствие/непредоставление таких данных (с приложением ответа/отказа).

Как объяснять BVA повторную выдачу документов «для апостиля»

Если оригиналы сохранены, а повторные документы получались для упрощения апостилирования или из-за технических проблем (например, нечитаемая печать), это можно и нужно спокойно объяснять.

Практически это делается так:

краткое письменное объяснение причин, почему были получены повторные документы;

указание, что оригиналы сохранены и при необходимости могут быть представлены;

приобщение любых письменных подтверждений (если они есть) о сложностях апостилирования/оформления копий в регионе выдачи, либо о невозможности получить копию по техническим причинам (например, из-за состояния документа).

Это не «оправдание», а нормальная логика документооборота, но лучше, чтобы она была оформлена письменно и последовательно.

Разночтение фамилии бабушки (одна «Б» / две «Б»): нужно ли что-то исправлять

Если разночтение не мешает получать документы и цепочка доказательств читается, то обычно исправления заранее не делают: BVA часто воспринимает такие расхождения как типичную историю транслитераций/ошибок записи, если идентификация лица подтверждается остальными данными.

Но в вашей ситуации разночтение уже влияет на практику получения документов (в базе могут существовать «две записи», и по одной из них «не подтягиваются» нужные сведения). Тогда приоритет следующий:

попытаться получить «справку с иными сведениями» и/или официальные ответы по обоим вариантам написания (чтобы связать документы логически в одном пакете);

если орган отказывает или невозможно выдать нужные сведения из-за расхождения — резервный вариант: судебное установление факта родства/идентичности лица (что лицо с одним вариантом написания фамилии и лицо с другим вариантом — один и тот же человек / ваш предок). Это используется именно как инструмент «закрыть» сомнения и устранить препятствие в выдаче документов.

Может ли BVA запросить документы по прабабушке (и что делать)

Да, такой запрос возможен. Если «опорный предок» (например, бабушка) родилась после 1924 года, BVA нередко просит подтверждать линию по более раннему предку (прабабушка/прадедушка), чтобы укрепить происхождение и связать документы до нужного периода.

Практический шаг:

использовать данные из архивной справки о репрессии (дата и место рождения прабабушки) для адресного запроса в ЗАГС/архив/уполномоченный орган о наличии записи и выдаче документа/справки по рождению прабабушки;

если запись не найдена в текущих базах, это не означает автоматически, что документов нет: иногда нужны запросы в архивное хранение, а не поиск «в базе».

Похозяйственная книга (совместное проживание на 1941 год): как правильно оформить

Если у вас сейчас это только фотография листа, для BVA лучше получить официальный документ:

справку или официальную выписку из похозяйственной книги, выданную уполномоченным органом/архивом;

с реквизитами, датой выдачи, подписью (и печатью, если применяется).

Фото можно использовать как ориентир, но как доказательство надежнее именно официальный ответ/справка.

Короткий итог-алгоритм

Сначала — запросы именно в орган хранения актовых записей.

Цель — «справка с иными сведениями» по двум пунктам: изменения в записи и причина повторной выдачи.

Если отказ — фиксируем письменный отказ.

Если сведения есть, но не дают — жалоба, затем суд.

Если сведений нет — объясняем это BVA с приложением официального ответа/отказа.

Параллельно — ищем старые оригиналы/копии документов (до повторной выдачи).

По похозяйственной книге — оформляем не фото, а официальную справку/выписку.