Как получить отказ ЗАГС для смены национальности

Когда речь идёт о смене национальности или изменении национальности в свидетельстве (о рождении, браке, рождении ребёнка), почти всегда первый практический шаг - обращение в орган ЗАГС с заявлением о внесении исправлений/изменений в актовую запись.
Для дел, связанных с поздними переселенцами (Spätaussiedler) и подготовкой пакета в BVA (BVA Германия) по BVFG (Antrag/Antrag S), это особенно важно: BVA оценивает именно официальные записи и их непротиворечивость, а не «объяснения на словах».

В процедуре внесения исправлений/изменений по закону ЗАГС рассматривает заявление и в итоге:
либо вносит исправление/изменение и выдаёт документы, либо отказывает и обязан сообщить причину в письменной форме.
Во многих регионах на практике выдают не просто «письмо», а именно заключение органа ЗАГС (по смыслу закона - документ, фиксирующий результат рассмотрения). Для суда по делам об изменении актовой записи важнее, чтобы из документа было видно:
по какой именно записи вы обращались (номер, дата, какой ЗАГС хранит запись), что именно вы просили (например, изменить национальность с «русская» на «немка» или дополнить прочерк), что вам отказали, и по каким основаниям.

Здесь важно разделять две судебные процедуры:
Установление юридического факта национальности (глава 28 ГПК РФ)
Отказ ЗАГС не является обязательным элементом этой процедуры, потому что вы не просите суд исправить конкретную актовую запись ЗАГС, а устанавливаете юридический факт.
Внесение изменений в актовые записи ЗАГС через суд (глава 36 ГПК РФ)
На практике по таким делам почти всегда ожидается, что вы сначала обратились в ЗАГС и получили письменный отказ/заключение. Если его нет, суд нередко оставляет заявление без движения (просит донести документы) либо возвращает, потому что не видно, почему вопрос нельзя решить административно через ЗАГС.
Поэтому в теме «смена национальности через суд» безопасная и рабочая логика такая:
сначала заявление в ЗАГС → получаем письменный отказ/заключение → затем суд (глава 36 ГПК РФ).

Для внесения исправлений/изменений применяется утверждённая форма:
форма № 23 к приказу Минюста России № 201 от 01.10.2018.
На практике заявление часто заполняет сотрудник ЗАГС (по вашим данным и документам). Обычно заранее распечатывать форму не требуется, но важно понимать, что подаётся именно заявление о внесении исправления/изменения в запись акта гражданского состояния, а не «прошу сменить национальность вообще».

С 2022 года действует принцип экстерриториальности: обратиться можно в любой орган ЗАГС. На практике это означает, что заявление могут принять «по месту жительства», а дальше направить материалы туда, где фактически хранится запись.
При этом сам закон сохраняет ключевое правило: внесение исправления/изменения производится органом ЗАГС по месту хранения записи (то есть итоговое решение и внесение правки делает тот ЗАГС, у которого запись находится).
Практический совет: если вы заранее понимаете, что после отказа пойдёте в суд, часто удобнее подавать заявление в ЗАГС так, чтобы далее было проще взаимодействовать с судом (например, в том же регионе). Но это вопрос удобства, а не жёсткое требование.

По закону заявление подаёт заинтересованное лицо.
Но на практике по вопросам национальности встречается разное толкование:

• если актовая запись касается совершеннолетнего ребёнка, некоторые ЗАГСы принимают заявление только от самого ребёнка (либо от представителя по доверенности);
• если актовая запись касается умершего родственника, заявление обычно подают родственники/заинтересованные лица (и это в целом допускается по практике применения закона).

Вывод: формально круг «заинтересованных лиц» шире, но чтобы не потерять время, часто сразу выбирают вариант, который точно примет конкретный ЗАГС (сам обладатель записи или представитель по доверенности).

Минимально обычно требуют:

• паспорт заявителя;
• свидетельство/документ ЗАГС, который подлежит обмену после внесения изменений (его обычно просят предъявить);
• документы, подтверждающие основания и родство (свидетельство о рождении, браке, о перемене фамилии, о смерти и т. п.) - чаще всего сдают копии, оригиналы показывают для сверки.

Важный нюанс: по закону при подаче заявления вместе с ним предъявляется свидетельство, которое подлежит обмену в связи с внесением исправления/изменения. Поэтому ситуация, когда ЗАГС просит именно оригинал свидетельства, в целом ожидаема.

Общий срок рассмотрения - 1 месяц со дня поступления заявления.
При наличии уважительных причин срок может быть увеличен руководителем ЗАГС не более чем на 2 месяца.
Если принято решение об отказе, ЗАГС обязан сообщить причину отказа в письменной форме и вернуть представленные документы.

За внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния (включая выдачу свидетельств) госпошлина установлена Налоговым кодексом. В актуальной редакции это 700 рублей.
Когда платить - на практике бывает по-разному: где-то просят оплату сразу при подаче, где-то после положительного решения/заключения. Чтобы избежать ситуации «не приняли из-за оплаты», лучше ориентироваться на требования конкретного ЗАГС (или сервиса госуслуг региона).
Отдельно: в НК РФ есть правило, что при внесении исправлений/изменений на основании заключения ЗАГС госпошлина уплачивается в установленном размере независимо от количества записей, в которые вносятся изменения, и количества выданных свидетельств. На практике это влияет на расчёты, когда исправляют сразу несколько записей.

Если вы планируете менять несколько актовых записей (например, свою запись о рождении и запись о браке), логичнее и надёжнее иметь понятный «след» по каждой записи:
отдельное обращение (или чётко перечисленные записи в одном обращении - как примет конкретный ЗАГС),
и чтобы в отказе было видно, что вы просили изменить национальность именно в этой записи.
Для суда (глава 36 ГПК РФ) это критично: суд должен понимать, какие конкретно записи и какие изменения являются предметом спора.

Если вы подаёте заявление об изменении актовой записи в порядке особого производства по ГПК РФ (глава 36), отдельного «срока действия» отказа закон не устанавливает. То есть сам по себе отказ не «сгорает».
Но если вы решите идти по другому пути - оспаривать отказ ЗАГС как решение органа власти в порядке КАС РФ, действует общий срок обращения в суд 3 месяца с момента, когда вам стало известно о нарушении права. Поэтому важно заранее выбрать правильную процессуальную стратегию, чтобы не потерять время.